Lavori da solo o in pochi e il tempo se ne va in cose che non fatturi: rispondere alle richieste, mandare preventivi, inseguire una firma, ricordarti cosa hai promesso a chi. Non ti serve un gestionale da grande azienda. Ti servono quattro strumenti leggeri che parlano tra loro: un modulo per le richieste, una firma digitale per i contratti, una bacheca per i progetti e un'automazione che sposti i dati al posto tuo. Qui trovi un confronto per ciascun blocco, con prezzi verificati il 18 ottobre 2026, e alla fine cosa sceglierei al tuo posto.
Di cosa hai bisogno davvero
Prima di aprire una pagina prezzi, rispondi a tre domande.
- Quante persone useranno lo strumento? Quasi tutti i piani a pagamento costano "per utente": in cinque paghi cinque quote. È il parametro che pesa di più sul conto annuale.
- Il piano gratuito ti basta? Per moduli e bacheche spesso sì. Per la firma digitale di solito no, perché i piani gratuiti permettono pochissimi invii al mese.
- Gli strumenti si parlano? Se hanno integrazioni native o funzionano con Zapier e Make, costruisci il tuo flusso senza scrivere codice.
Un quarto criterio vale solo per la firma: quando basta quella semplice e quando no. Lo vediamo nel secondo blocco.
1. Moduli online per raccogliere richieste e preventivi
Un modulo ti evita le email "quanto costa?" senza dettagli: chiedi subito cosa serve, entro quando e con che budget.
| Strumento | Prezzo rilevato (18 ottobre 2026) | Per chi | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Tally | Gratuito con moduli e invii illimitati; Pro 24 $/mese | Chi vuole partire gratis senza limiti di risposte | Prezzi solo in dollari; il branding si toglie solo con Pro |
| Typeform | Basic 28 $/mese annuale (39 $ mensile), 100 risposte al mese | Chi vuole un modulo bello da vedere, una domanda alla volta | Il limite di risposte è basso e il salto di piano è costoso |
| Jotform | Piano Starter gratuito; a pagamento "a partire da 19 $ al mese" | Chi vuole moduli complessi, con pagamenti e PDF generati | Il listino completo non è leggibile in pagina: verifica prima di pagare |
Tally è il caso raro in cui il piano gratuito è davvero completo: moduli e invii illimitati, logica condizionale, calcoli, pagamenti, upload file, integrazioni con Google Sheets, Notion, Zapier e Make. Il Pro costa 24 $ al mese (solo in dollari, due mesi scontati con pagamento annuale, prezzo rilevato il 18 ottobre 2026) e serve per togliere il marchio, usare un dominio tuo e lavorare in team. Per un freelance è la scelta di default.
Typeform ha l'esperienza più curata: una domanda per schermata, ottima su mobile. Costa però molto di più: il Basic parte da 28 $ al mese con fatturazione annuale o 39 $ mensile e include 100 risposte al mese per un utente; il Plus sale a 56 $ al mese annuale (79 $ mensile) con 1.000 risposte e 3 utenti. Prezzi in dollari, rilevati il 18 ottobre 2026. Esiste un piano gratuito ma la pagina prezzi non ne dichiara i limiti. Ha senso se il modulo è parte della tua immagine.
Jotform è il più potente dei tre: moduli con firma integrata, pagamenti, PDF generati, tabelle. La pagina prezzi dichiara un piano gratuito (Starter, con branding Jotform) e piani a pagamento "a partire da 19 $ al mese", addebitati in euro per chi è in Europa. Il dettaglio dei piani Bronze, Silver e Gold è caricato dinamicamente e non sono riuscito a verificarlo: considera il prezzo indicativo. Vale la pena se vuoi un solo strumento per modulo, preventivo e firma.
2. Firma digitale di preventivi e contratti
Mandare un PDF e aspettare che il cliente lo stampi, firmi e scansioni è il modo più sicuro per perdere giorni. Con la firma elettronica firma dal telefono e tu hai il documento tracciato.
Una riga su semplice e qualificata, senza fare consulenza legale: la firma elettronica semplice (via email con codice OTP, offerta da tutti gli strumenti qui sotto) è quella che si usa normalmente per preventivi e contratti di servizio; la firma qualificata richiede un certificato rilasciato da un prestatore accreditato ed equivale per legge alla firma autografa, quindi serve per gli atti che richiedono la forma scritta forte. Nel dubbio su un contratto specifico, chiedi al commercialista o all'avvocato.
| Strumento | Prezzo rilevato (18 ottobre 2026) | Per chi | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Youtrust (ex Yousign) | Free 2 firme/mese; One 9 €/mese (108 €/anno); Plus 23 €/utente/mese annuale | Chi vuole prezzi in euro e un'azienda europea | Il piano One è per un solo utente e 10 richieste al mese |
| PandaDoc | Free 5 documenti/mese; Starter 19 $/utente/mese annuale | Chi vuole preventivi e contratti con modelli e tracciamento | Prezzi in dollari; preventivi personalizzati solo da Business (49 $) |
| DocuSign | Personal 11 $/mese (5 buste/mese); Standard 30 $/utente/mese | Chi lavora con clienti che lo conoscono già | Prezzi in dollari dal sito USA; il Personal è molto limitato |
Youtrust è il nuovo nome di Yousign, azienda francese: la pagina prezzi italiana riporta il banner "Yousign diventa Youtrust". Prezzi in euro, IVA esclusa, rilevati il 18 ottobre 2026. Il Free consente 2 richieste di firma al mese. Il One costa 9 € al mese (108 € all'anno) e include 10 richieste al mese, logo personalizzato e promemoria automatici. Il Plus costa 23 € per utente al mese con pagamento annuale (276 € all'anno): firme illimitate, autenticazione via SMS, modelli illimitati, integrazioni con Zapier e HubSpot. La firma avanzata con verifica dell'identità è un componente aggiuntivo annuale dei piani Plus e Pro. Per chi lavora in Italia è la scelta più lineare.
PandaDoc nasce per i preventivi, non solo per la firma: modelli, blocchi di prezzo, tracciamento di chi apre il documento. Il Free permette 5 documenti al mese con firma. Lo Starter costa 19 $ per utente al mese con fatturazione annuale e sblocca documenti illimitati; il Business, 49 $, aggiunge preventivi personalizzati, integrazioni CRM e branding. Prezzi in dollari, tasse escluse, rilevati il 18 ottobre 2026. Se il tuo problema è "scrivo troppi preventivi a mano", guarda qui.
DocuSign è il nome che i clienti riconoscono. Il Personal costa 11 $ al mese (132 $ all'anno) con 5 buste al mese per un utente; lo Standard 30 $ per utente al mese con 100 buste per utente all'anno; il Business Pro 45 $ con moduli web, pagamenti e invio massivo. Prezzi in dollari rilevati il 18 ottobre 2026 sul sito statunitense; la pagina italiana non era raggiungibile. Per un freelance costa più di Youtrust e offre meno nel piano base.
3. Gestione dei progetti e delle cose da fare
Qui il rischio è scegliere troppo. Da solo devi vedere cosa consegnare, a chi e quando. In tre devi anche sapere chi fa cosa.
| Strumento | Prezzo rilevato (18 ottobre 2026) | Per chi | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Trello | Free fino a 10 bacheche e 10 collaboratori; Standard 5 $/utente/mese annuale (6 $ mensile) | Chi vuole una bacheca e basta | Senza automazioni avanzate diventa una lista di post-it |
| Notion | Free per uso individuale; Plus 10 $/utente/mese | Chi vuole note, documenti e progetti in un posto solo | In team il piano Free limita i blocchi; richiede un minimo di disciplina |
| ClickUp | Free Forever; Unlimited 7 $/utente/mese annuale (10 $ mensile) | Team di 2-5 che vuole tutto: task, tempo, Gantt, documenti | Curva di apprendimento ripida; listino in cambiamento |
| monday.com | Free fino a 2 utenti e 3 bacheche; Basic 9 $/utente/mese annuale, minimo 3 utenti | Piccola azienda che vuole viste chiare e dashboard | Il minimo di 3 seat lo rende inutile da soli |
Trello è la bacheca kanban per eccellenza. Il Free include 10 bacheche per workspace, 10 collaboratori, 250 comandi di automazione al mese e file fino a 10 MB. Lo Standard costa 5 $ per utente al mese annuale o 6 $ mensile, con bacheche illimitate e 1.000 comandi (dollari, rilevati il 18 ottobre 2026). Da solo o in due, il Free basta spesso per anni.
Notion è uno spazio di lavoro: pagine, database, documenti, wiki. Il Free non ha limiti di pagine per chi lo usa da solo, con 10 ospiti, 7 giorni di cronologia e file fino a 5 MB. Il Plus costa 10 $ per membro al mese (sconto fino al 20% con pagamento annuale, dollari, rilevato il 18 ottobre 2026): toglie i limiti di blocchi in team, cronologia a 30 giorni, ospiti illimitati. È lo strumento giusto se oltre ai task devi tenere procedure, appunti dei clienti e documenti. Per usarlo con l'AI, vedi /lavorare-con-l-ai/.
ClickUp cerca di sostituire tutto: task, documenti, lavagne, tempo, Gantt. Il Free Forever ha membri e task illimitati ma 60 MB di spazio e 5 spazi. L'Unlimited costa 7 $ per utente al mese annuale o 10 $ mensile (dollari, rilevato il 18 ottobre 2026) e toglie i limiti principali. Attenzione: più in basso nella stessa pagina compare una seconda griglia con un piano "Core" a 9 $ per utente al mese: il listino è in transizione, controlla al momento dell'acquisto.
monday.com è il più "aziendale": tabelle colorate, viste calendario e timeline, dashboard. Il Free arriva a 2 utenti e 3 bacheche. Il Basic costa 9 $ per utente al mese annuale, lo Standard 12 $, il Pro 19 $ (dollari, IVA esclusa, rilevati il 18 ottobre 2026); i piani a pagamento partono da 3 utenti. Ha senso dalla piccola azienda in su, non da soli.
4. Automazioni senza codice
Un'automazione collega due strumenti: quando succede A in uno, fai B nell'altro. Tre esempi concreti per un freelance:
- Un cliente compila il modulo Tally: l'automazione crea una scheda su Trello o Notion, salva i dati in un foglio Google e ti manda una notifica.
- Il cliente firma il preventivo su Youtrust o PandaDoc: l'automazione sposta la scheda nella colonna "Da fatturare" e crea una bozza di fattura nel tuo programma, se ha un'integrazione (vedi /fatturare-e-incassare/).
- Ogni lunedì alle 8: l'automazione raccoglie i task in scadenza nella settimana e te li manda in un'unica email o messaggio.
| Strumento | Prezzo rilevato (18 ottobre 2026) | Per chi | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Zapier | Free 100 task/mese, solo due passaggi; Professional da 19,99 $/mese | Chi vuole la configurazione più semplice e più app collegate | Il Free non permette automazioni multi-passaggio; prezzi in dollari |
| Make | Free 1.000 crediti/mese; piani a pagamento: prezzo non verificato | Chi vuole flussi più complessi a costo più basso | Più tecnico; la pagina prezzi non espone il listino in modo leggibile |
Zapier è il più facile: scegli l'app di partenza, l'evento, l'app di arrivo, l'azione. Il Free include 100 task al mese e solo "Zap" a due passaggi, con aggiornamento ogni 15 minuti. Il Professional parte da 19,99 $ al mese (sconto del 33% con pagamento annuale) e sblocca i flussi multi-passaggio ogni 2 minuti; il prezzo cresce con i task. Dollari, rilevati il 18 ottobre 2026. Dei tre esempi sopra, il Free copre solo il terzo.
Make lavora con "scenari": una tela dove disegni il flusso, con rami e filtri. È più potente e in genere più economico per volumi alti, ma meno immediato. La pagina prezzi dichiara 1.000 crediti al mese nel piano Free e cita i piani Core, Pro e Teams, ma il listino a pagamento non era leggibile al momento della verifica: prezzo non verificato. Con 1.000 crediti gratuiti copri senza problemi i tre esempi sopra.
Consiglio: costruisci la prima automazione solo dopo aver fatto lo stesso passaggio a mano almeno dieci volte. Così sai quali dati servono e dove devono finire.
Cosa sceglierei al tuo posto
Lavori da solo. Tally gratuito per le richieste, Youtrust One a 9 € al mese per i preventivi (o il Free, se firmi meno di due contratti al mese), Trello Free o Notion Free per i progetti, Make Free per collegare tutto. Spesa: 9 € al mese. Se arrivi a firmare più di dieci documenti al mese, passi a Youtrust Plus.
Team di 2-5 persone. Tally Pro (24 $ al mese) per togliere il marchio e lavorare in più persone sui moduli, Youtrust Plus a 23 € per utente per chi firma davvero (non serve un posto per tutti), ClickUp Unlimited o Notion Plus per i progetti, Zapier Professional se chi configura le automazioni non è tecnico, altrimenti Make. Tieni d'occhio il costo per utente: è qui che il conto sale.
Piccola azienda. PandaDoc Business se produci preventivi ogni giorno, monday.com Standard o ClickUp Business per i progetti, Jotform se vuoi un unico strumento per moduli, pagamenti e firma. Prima di comprare, controlla se un tuo strumento ha già la funzione: molti gestionali di fatturazione includono preventivi e firma. Vedi anche /fatturare-e-incassare/kit-partita-iva/.
Errori da evitare
- Pagare per utente per chi non usa lo strumento. Nella firma digitale serve un posto solo a chi invia. Nei progetti, usa gli ospiti o i viewer gratuiti dove esistono.
- Partire dal piano a pagamento. Tally, Trello, Notion e Make hanno piani gratuiti con cui puoi lavorare mesi. Paga quando tocchi il limite, non prima.
- Usare la firma semplice per atti che richiedono di più. Per il preventivo va benissimo; per operazioni fuori dall'ordinario informati prima.
- Automatizzare un caos. Un'automazione moltiplica quello che c'è: se i dati in ingresso sono sporchi, hai solo errori più veloci.
Domande frequenti
Posso fare tutto con un solo strumento?
Quasi. Jotform copre moduli, pagamenti e firma; Notion e ClickUp progetti e documenti. Nessuno fa bene tutte e quattro le cose, e legarsi a un fornitore rende difficile cambiare. Due o tre strumenti ben collegati sono più solidi.
Una firma fatta con Youtrust o DocuSign vale in Italia?
La firma elettronica semplice è riconosciuta in tutta l'Unione europea e per contratti di servizio e preventivi è la prassi. Il valore probatorio dipende dal tipo di firma e dal documento: nei casi che escono dalla normale attività, chiedi a un professionista.
I prezzi in dollari li pago in dollari?
Dipende. Tally, Typeform, Notion, ClickUp, Trello e Zapier espongono il listino in dollari; alcuni addebitano in euro al cambio, altri in dollari con eventuale commissione della carta. Youtrust fattura in euro. Controlla nella pagina di pagamento.
Quanto tempo serve per mettere in piedi tutto?
Mezza giornata per modulo, firma e bacheca, un'altra mezza per la prima automazione. Parti dal modulo: è quello che ti fa risparmiare più tempo da subito. Per i corsi su questi strumenti vedi /imparare/.
Fonti e prezzi verificati
Prezzi rilevati il 18 ottobre 2026 aprendo le pagine ufficiali:
- Tally → https://tally.so/pricing
- Typeform → https://www.typeform.com/pricing/
- Jotform → https://www.jotform.com/pricing/ (solo "a partire da 19 $ al mese"; dettaglio piani non leggibile)
- Youtrust (ex Yousign) → https://youtrust.com/it-it/prezzi-app
- PandaDoc → https://www.pandadoc.com/pricing/
- DocuSign → https://ecom.docusign.com/plans-and-pricing/esignature
- Notion → https://www.notion.com/pricing
- ClickUp → https://clickup.com/pricing
- monday.com → https://monday.com/pricing
- Trello → https://trello.com/pricing
- Zapier → https://zapier.com/pricing
- Make → https://www.make.com/en/pricing (solo piano Free; listino a pagamento non leggibile)